辽宁工程技术大学档案管理办法

（业经 2024 年5 月 7 日第6 次校长办公会议审议通过）

第一章 总 则

第一条 为进一步规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案 ， 根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》 等规定 ， 结合学校实际 ，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研 、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同形式、 载体的历史记录。

第三条 档案是学校各项工作的真实记录，是工作依据和历史凭证 ，是重要的信息资源 。学校档案属国家所有 ，是国家档案资源体系的组成部分，属于学校国有资产管理的范围。学校应把档案工作纳入整体发展规划 ， 实行统一领导 ， 集中管理。

第四条 校史与档案馆是学校档案的归口管理部门，应严格执行国家、 学校的有关规定 ，确保档案实体安全 ，严守档案秘密 ，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。学校档案文件材料形成实行基层立卷（件）的归档制度，各单位在布置、检查、验收、总结业务工作时 ，档案工作要同步进行。

第二章 档案管理体制和任务

第五条 学校档案工作由党委统一领导，校长负责，并明确一名分管档案工作的校领导 。 学校的主要职责为：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度，促进档案工作与学校其他工作同步发展。

（二）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构 ，落实人员编制、 档案库房、 发展档案事业所需设备以及经费。

（三）研究决定学校档案工作发展规划等重大事项。

第六条 校史与档案馆是兼具档案管理与服务双重职能的专门机构 ， 主要职责为：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，起草学校档案工作的发展规划、规章制度、标准规范 ，落实各项实施举措。

（二）建立、健全学校档案工作网络 ，做好学校各单位的立卷归档指导和档案分室的业务指导，开展学校档案工作人员的业务培训。

（三）接收（征集）、 整理、 鉴定、 统计、 保管学校的各类档案及有关资料。

（四）组织实施档案信息化建设 ，开发档案信息资源。

（五）开展档案的开放、 利用和鉴定销毁工作。

（六）开展宣传教育，发挥爱国主义教育和历史文化教育功能。

（七）保守档案秘密 ，确保档案实体安全 ， 维护档案的完整、准确、 系统。

（八）开展档案学术研究和交流活动 ， 编研、 出版档案史料。

（九） 完成学校领导及上级业务主管部门交办的其他任务。

第七条 各单位是学校各类档案的归档主体，在校史与档案馆指导下落实各类档案的归档工作。应将档案工作列入本单位的日常工作 ，加强统一领导 ， 履行档案工作职责 ， 明确分管领导 ， 指导、组织实施本单位档案归档工作 。 主要职责为：

（一）贯彻落实党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规和学校的有关制度规定 。组织实施本单位档案的收集 、整理 、装订和移交归档工作。

（二）安排至少一名兼职档案员负责本单位档案归档工作，指导兼职档案员认真履行工作职责 ，确保档案质量和按时归档。

（三） 负责本单位档案材料移交前的安全和保密工作。

第八条 学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法 ，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制 ， 享受学校教学、 科研和管理人员同等待遇。

第三章 档案的形成与接收

第九条 学校各单位或个人在教学、科研 、管理等职务活动中形成的文件材料 ，由文件材料形成人员按归档要求系统整理，交本

单位档案工作人员检查、编目，建立移交清册后向校史与档案馆移交。任何个人不得据为己有或者拒绝归档。对涉密档案材料的移交，严格执行有关保密规定。

学校师生员工在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料 ，校史与档案馆可通过征集 、代管等多种形式进行管理 。对个人向档案馆捐赠有价值档案的 ， 学校将予以奖励。

第十条 各单位文件材料归档范围和保管期限参照《辽宁工程技术大学档案归档范围及保管期限表》确定 。 归档材料包括纸质、电子、 照（胶）片、 录像（录音） 带、 磁（光）盘、 实物等各种载体形式。按照档案相关法规规定，逐步实现纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第十一条 学校各单位归档工作职责划分：全校性、综合性材料由学校党政办公室负责归档；科研项目由项目组负责整理，科学技术研究院负责归档；其余按各职能部门分工负责相应材料的归档。归档涉及多个部门的 ， 由文件的主办部门归档 ，其他部门协办 。学校与其他单位分工协作完成的项目，校内项目实施单位至少保存一整套档案上交校史与档案馆。

第十二条 学校重大会议 、重大活动 、重大建设项目 、重大科研项目和重大设备采购项目所形成的材料，由相关承担部门整理后及时归档 。 档案工作要与项目立项、 检查、 鉴定、 验收同步进行。

第十三条 校内单位撤销或合并时，应做好文件材料的交接或

归档工作 ， 校内新成立的单位要及时建立档案工作制度。

第十四条 学校各单位立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

（一） 归档的文件材料应当齐全完整 。 已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）执行。

（二）归档的文件材料 ，应遵循文件之间的形成规则 ，保持文件之间的有机联系 ， 分类组卷。

（三）纸质归档文件严禁用圆珠笔 、红笔、铅笔等不耐久笔书写 。档案整理时遇到金属物（如订书针、 回形针）等务必去除后归档。

（四）纸质文件应与电子文件双套归档。凡需要归档的又没有电子版的文件须在数字化处理之后一并归档。

（五）来源可靠 、程序规范 、要素合规的电子文件与传统载体档案具有同等效力，应当通过符合安全管理要求的网络或存储介质向档案馆移交。

第十五条 归档时间与手续：

（一）各类文件归档时间《辽宁工程技术大学档案归档范围及保管期限表》 中有明确规定。

（二）科研 、基建项目和专题性 、成套性文件材料 ，在项目完成通过鉴定验收后第二年 ， 完成整理归档工作。

（三）财会类文件材料按照《辽宁工程技术大学会计档案管理办法》 要求归档。

（四）学校各单位移交档案时 ，必须履行以下移交手续：填写移交清单 ， 一式两份 ， 交接档案的双方必须签名盖章。

第四章 档案的管理

第十六条 参考国家档案局《高等学校档案实体分类法》对馆藏档案进行分类 、编号 、排列上架 、编制检索工具 ，确定档案保管期限 。根据档案的保密程度 ，确定不同的利用范围 ，建立档案借阅和审批制度； 做好档案的利用登记。

第十七条 校史与档案馆要加强档案的保护工作，采用先进的档案保护技术 ，防止档案破损 、褪色 、霉变和失散 。对重要档案和破损、 褪色修复的档案及时数字化 ，加工成电子档案保管。

第十八条 校史与档案馆要建立健全档案安全体系。落实人防、物防、技防三位一体的档案安全防范措施，建立完善档案安全应急管理制度，切实改善档案保管条件，对重要档案实行异地异质备份保管 ，确保档案实体和档案信息的安全。

第十九条 涉密档案实行专人专柜专库管理，密级的变更和解密应当依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。

第二十条 校史与档案馆要组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案 ，应编制销毁清册 ，报主管校领导审批 。销毁时应有两人以上监销 ，学校有关单位派人参加 ，并在会签单上签名、 盖章 。未经

鉴定和批准 ， 不得销毁任何档案。

第五章 档案的开放与利用

第二十一条 校史与档案馆应当按照国家有关规定向全校和社会公布开放档案，涉及重大安全、重大利益以及到期不宜开放的档案 ，须经学校主管领导批准后延期开放 。未经学校授权 ，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一的 ，档案到期不宜开放：

（一）涉及国家秘密的。

（ 二 ）涉及专利或者技术秘密的。

（三）涉及个人隐私的。

（ 四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十二条 校史与档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案一般不外借 ，如有特殊需要外借的 ，应由分管校领导批准 。提供利用的重要 、珍贵档案 ，一般不提供原件 ，加盖印章的档案复制件 ， 与原件具有同等效力。

档案馆应当为社会利用档案创造便利条件 ，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。

第二十三条 校史与档案馆提供档案利用应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位和个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以查阅、利用已经开放的档案。

（二）查阅利用未开放档案须按照《辽宁工程技术大学涉密档案管理办法》 履行相关流程。

（三）本校工作人员因公务查考 ， 须提供个人有效身份证件、 《档案查阅审批表》（申请查询单位负责人签字 ， 无需校史馆与档案馆负责人签字）查阅利用本单位归档的档案；查阅利用非本单位归档的档案 ，须提供个人有效身份证件、《档案查阅审批表》（查询单位负责人及校史馆与档案馆负责人签字）。

（四）境外组织或个人利用档案 ，按照国家有关规定办理。

第二十四条 校史与档案馆应积极开展档案编研和宣传工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校领导批准 。 未经学校授权 ， 其他任何组织或个人无权公布学校档案。

第二十五条 为高效快捷提供档案利用，校史与档案馆应根据学校需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作 ，并积极开展编史修志、 展览宣传工作 ， 传承传播档案文化。

第六章 激励与责任追究

第二十六条 有下列事迹之一的，学校以及有关单位应当给予表彰：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给校史与档案馆的。

（五） 同违反档案法律法规的行为作斗争 ， 表现突出的。

第二十七条 有下列行为之一的 ， 学校应当按照国家监察部、人力资源和社会保障部、 国家档案局《档案管理违法违纪行为处分规定》和学校有关规定，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法依规给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：

（一）玩忽职守 ，造成档案损坏、 丢失或者擅自销毁档案的。

（二）违反保密规定 ， 擅自提供、 抄录、 公布档案的。

（三）涂改、 伪造档案的。

（四）擅自出卖、 赠送、 交换档案的。

（五） 不按规定归档、 拒绝归档或者将档案据为己有的。

（六）其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。

第七章 附 则

第二十八条 政策性较强的干部人事等档案门类的管理除执行本办法外，还要执行国家有关文件规定设分室单独管理；流动性较强的学生档案除执行本办法外，可以根据实际需要设立分室单独保管。

第二十九条 本办法由校史与档案馆负责解释。

附件：辽宁工程技术大学立卷单位档案归档范围和保管期限规定